Sistema Integrado de Gestión

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Marco estratégico

“Para Hacer de Caldas Nuestra Mejor Empresa” se traduce en la visión del Gobernador de Caldas, que se enfoca en un propósito gubernamental básico; “la creación de riqueza con equidad y la generación de trabajo digno, en armonía con el medio ambiente, en el contexto de una seguridad democrática, el respeto por los derechos humanos y por los principios esenciales de la inclusión social como garantía de la reducción de la pobreza”.

Este propósito por si solo, requiere de unos criterios y como fundamento del marco de acción del mandatario; convertidos de manera armónica en objetivos estratégicos y de la filosofía de calidad que se desea integrar a la organización.

Los objetivos competitividad, equidad social, integración, sostenibilidad, extraídos desde el plan de desarrollo, y asociados con los vectores o interacciones nacientes desde las perspectivas de sus grupos de interés (comunidad y sociedad civil); su viabilidad financiera, el apalancamiento de sus procesos misionales, en un constante proceso de aprendizaje e innovación con talento humano comprometido, se convierten en el eje central del sistema de gestión integral que pretende dejar esta administración a las nuevas generaciones acerca de una cultura de mejoramiento continuo.

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Misión

Planificar, promover y ejecutar políticas y programas que aseguren un desarrollo sostenible dentro del territorio caldense, atendiendo los criterios de coordinación, complementariedad y subsidiaridad con los municipios y de intermediación con la nación, así como en la coordinación y prestación de los servicios que determinen la constitución y las leyes.

Visión

Para el año 2011, Caldas será un territorio propicio para la creación de riqueza con equidad y la generación de trabajo digno, a partir de la ejecución del presente Plan de Desarrollo, y habrá marcado el camino definitivo para garantizarles a todos sus habitantes, las posibilidades de un pleno desarrollo y de una convivencia armónica con inclusión de todos sus sectores, respetando la diversidad étnica, social y cultural, para lo construcción de una paz y prosperidad duradera en nuestra región.

Alcance

Prestación de servicios de promoción y gestión del desarrollo, inspección, vigilancia y control, apoyo a las entidades territoriales del departamento, enlace con los procesos regionales y nacionales, facilitación de trámites pertinentes para la población caldense.

Cadena de Valor

Su objetivo es maximizar la creación de valor mientras se minimizan los costos. De lo que se trata es de crear valor para la comunidad.

La cadena de valor ayuda a determinar las actividades que permiten generar una Ventaja Competitiva. Tener una ventaja competitiva es tener una rentabilidad relativa superior, en nuestro caso nuestro mayor activo la rentabilidad social y la credibilidad pública.

Las Actividades de la cadena de valor son múltiples y además complementarias (relacionadas). El conjunto de actividades de valor que decide realizar,  es a lo que se le llama estrategia competitiva.

La cadena de valor es esencialmente una forma de análisis de la actividad empresarial mediante la cual descomponemos una empresa en sus partes constitutivas, buscando identificar fuentes de ventaja competitiva en aquellas actividades generadoras de valor.

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La Gobernación de Caldas ha establecido, documentado e implementado su Sistema de Gestión de la Calidad de acuerdo a las directrices dadas por la Norma NTC-ISO 9001:2008 y la NTCGP 1000:2009 Sistema de Gestión de la Calidad para la Rama Ejecutiva del Poder Público y otras Entidades Prestadoras de Servicios.

 

  1. La Entidad tiene identificados los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad necesarios para la prestación del servicio a través del Modelo de Operación por Procesos (MOP). En el MOP se tienen identificados 4 categorías; Estratégicos, Misionales, Apoyo y Evaluación, estos a su vez están conformados por los siguientes Macroprocesos

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Los Macroprocesos Estratégicos: se definen a partir del mandato constitucional que establece la obligación de aplicar Planes de Desarrollo en las entidades públicas de todo nivel, que derivan en planes estratégicos de acuerdo con la naturaleza jurídica de la entidad, procesos de Control y los demás que se definan de acuerdo con sus funciones y objetivos.

PROCESOS ESTRATEGICOS

MACROPROCESO

PROCESO

Cód.

Nombre

Cód.

Nombre

PE

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

01

Plan de Desarrollo Departamental

02

Sistemas de Información para la Planeación

RD

REVISIÓN POR LA ALTA DIRECCIÓN

01

Seguimiento y Evaluación del Plan de Desarrollo

02

Seguimiento del Sistema de Gestión de Calidad

DR

DESARROLLO REGIONAL

01

Asesoría y Asistencia Técnica a los Municipios

02

Ordenamiento Territorial

CP

COMUNICACIÓN PÚBLICA

01

Rendición de Cuentas

02

Satisfacción de la Comunidad

03

Comunicación Corporativa

04

Comunicación Externa

 

Los Macroprocesos Misionales: Corresponden al conjunto de actividades que debe realizar una entidad para cumplir con las funciones que le fija la Constitución y/o la Ley, de acuerdo con su nivel y naturaleza jurídica. Cada Macroproceso definido debe conducir a resultados o productos específicos que permitan ser analizados en conjunto.

 

Cada Macroproceso Misional, debe responder a un objetivo específico derivado de las funciones definidas a la entidad de origen constitucional y/o legal que conduzca la satisfacer los requerimientos o necesidades básicas de la comunidad y/o grupos de interés

 

PROCESOS MISIONALES

MACROPROCESO

PROCESO

Cód.

Nombre

Cód.

Nombre

DS

DESARROLLO SOCIAL

01

Educación

02

Cultura

03

Deporte

04

Desarrollo Social y Comunitario

05

Vivienda

DE

DESARROLLO ECONÓMICO Y EMPLEO

01

Desarrollo Empresarial

02

Asuntos Internacionales

03

Turismo

04

Agropecuario - Agroindustrial

05

Minero

FT

FÍSICO  TERRITORIAL

01

Agua potable y Saneamiento Básico

02

Infraestructura Vial

03

Prevención y Atención de Desastres

PS

PAZ, CONVIVENCIA Y SEGURIDAD CIUDADANA

01

Seguridad y Convivencia Ciudadana

 

Los Macroprocesos de Apoyo: Son los no tienen relación directa con el mandato constitucional o legal ni con el conjunto de planes y programas que son fundamentales para lograr los objetivos de éstos.

 

PROCESOS DE APOYO

MACROPROCESO

PROCESO

Cód.

Nombre

Cód.

Nombre

SJ

SOPORTE JURÍDICO

01

Contratación Administrativa

02

Administración del Ciclo Normativo

03

Control, Inspección y Vigilancia Entidades Sin Ánimo de Lucro

04

Comité de Conciliación, Demandas y Litigios

SL

SOPORTE LOGÍSTICO

01

Administración de Bienes

02

Adquisición de Bienes y Servicios

GD

GESTIÓN DOCUMENTAL

01

Administración y Conservación de los Documentos que Conforman el Archivo Central

02

Gestión de Documentos de Calidad

GF

GESTION FINANCIERA

01

Contabilidad

02

Tesorería

03

Presupuesto

AR

ADMINISTRACIÓN DE RENTAS

01

Fiscalización y Control

02

Determinación y Liquidación

03

Cobro Administrativo Coactivo

04

Pasaportes

05

Tránsito Departamental

GH

GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANO

01

Planificación Organizacional

02

Administración de Personal

03

Desarrollo del Talento Humano

04

Prestaciones Sociales

05

Control Disciplinario

SI

SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

01

Gestión de Problemas e Incidentes

02

Gestión de la Seguridad de la Información

03

Gestión de la Infraestructura Tecnológica

FI

FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL

01

Desarrollo Organizacional

 

Los Macroprocesos de Evaluación: Son los que disponen mecanismos de verificación y evaluación del Sistema de Control Interno, brindan apoyo a la toma de decisiones en procura de los objetivos Institucionales, garantizan la correcta evaluación y seguimiento de la gestión de la entidad por los diferentes niveles de autoridad y responsabilidad permitiendo acciones oportunas de corrección y de mejoramiento. Propician el mejoramiento continuo de la gestión de la entidad y de su capacidad para responder efectivamente a los diferentes grupos de interés.

 

PROCESOS DE EVALUACION

MACROPROCESO

PROCESO

Cód.

Nombre

Cód.

Nombre

EG

EVALUACIÓN GESTION ORGANIZACIONAL

01

Autoevaluación de la Gestión

02

Evaluación del Control

GR

SAR (SISTEMA ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS)

01

Gestión Integral de Riesgos

MC

MEJORAMIENTO CONTINUO

01

Sistema de Gestión de Calidad

 

  1. La secuencia e interacción de estos procesos se encuentra determinada en las caracterizaciones definidas para cada uno de los procesos enmarcadas en el ciclo PHVA. (Estas se encuentran documentadas en el Sistema SIG)

La participación de los diferentes organismos en cada proceso del SGC se ve reflejada en el SIG, Estructura Orgánica vs Procesos.

  1. Los criterios y métodos necesarios para la operación y control de estos procesos se encuentran definidos en los procedimientos de cada proceso listados en el aplicativo para efectuar el despliegue de cada caracterización de los procesos con el fin de asegurarse que tanto la planeación, operación y control de estos sean eficaces.
  1. Los recursos humanos requeridos para la operación y seguimiento de estos procesos se encuentran identificados en el listado de recursos de cada caracterización de los procesos y son provistos por el Macroproceso de Gestión y Administración del Talento Humano.

 

Los recursos físicos y las condiciones de ambiente de trabajo requeridas para la operación y seguimiento de estos procesos se encuentran identificados en cada caracterización de procesos y son provistos por el Macroproceso de Soporte Logístico. El Sistema Integrado de Gestión (SIG), efectúa los despliegues de manera automática, para facilitar la correcta aplicación de los mismos.

  1. El seguimiento, la medición y el análisis de estos procesos se realiza mediante los Indicadores de Gestión descritos en la pestaña “Indicadores” de cada caracterización, en la ejecución de las actividades realizadas acorde a lo definido en cada uno de los procedimientos y a través de la ejecución de las auditorías internas.

Además se cuenta con el aplicativo de Cuadro de Mando Integral, que permite efectuar el seguimiento a través del SIG, de los indicadores de impacto (efectividad) de los Planes, programas y proyectos, determinados en el Plan de Desarrollo Departamental como propuesta de valor para la Comunidad.

  1. La implementación de las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de estos procesos, es responsabilidad de Los Secretarios de Despacho, Los Profesionales Especializados de cada unidad y Gestores de cada proceso. Esto se logra a través de la divulgación a todo el personal de los procesos y procedimientos del SGC y su interacción en tiempo real con el Software del Sistema Integrado de Gestión “SIG”; adquirido para tal efecto.
  1. Los riesgos se encuentran identificados en cada caracterización de proceso, para su  administración se utilizó como referencia la Guía Metodológica para la Gestión Integral de Riesgos de la Gobernación de Caldas, documento de consulta abierta para los funcionarios de la entidad.

GENERALIDADES

Política de Calidad:

La Gobernación de Caldas, está comprometida con la planificación y promoción del desarrollo humano integral de los habitantes del territorio Caldense, bajo principios de equidad, eficiencia, eficacia, efectividad y transparencia; en concordancia con el Plan de Desarrollo y demás sistemas establecidos, mejorando continuamente el sistema de gestión de la calidad en la prestación del servicio, en cumplimiento de los requisitos del cliente y los establecidos por la Constitución y la Ley.

Objetivos de Calidad:

La Equidad Social. Aplicar todas las estrategias del Plan de Desarrollo, mediante la focalización de la inversión pública social, buscando la reducción de la pobreza y la eliminación de la pobreza extrema, de  cara a lograr mayores niveles de inclusión social de todas las comunidades de los municipios del Departamento.

La Competitividad. Articular la economía con las  oportunidades que brindan los procesos de nacionalización e internacionalización en lo que hace referencia a la colocación de sus productos en los mercados externos, para viabilizar la ampliación de la base productiva departamental y responder a la necesidad de generación de empleo para los  Caldenses.

La Sustentabilidad y Sostenibilidad. Ampliar las condiciones específicas del Departamento en cuanto a su base rural y reconociendo un grupo de zonas con características heterogéneas y sociales diferentes, asegurando el aprovechamiento perdurable de su amplia base natural.

Integración Crear sinergias a partir del reconocimiento de las múltiples relaciones que une al Departamento con las entidades, de cara al aprovechamiento de las ventajas competitivas derivadas de su posición geoestratégica y de cooperación con otros Departamentos vecinos.

Mejoramiento Promover el mejoramiento continuo de cada uno de los procesos de la gobernación mediante el cumplimiento y seguimiento de la política de calidad e implementación del Sistema Integrado de Gestión.

 

Certificación de calidad

2006: La Gobernación de Caldas fue certificada con la NTC ISO 9001: 2000, por medio del certificado 3762 – 1. Se certificaron los procesos de Contratación, Planeación, Gestión Financiera, Control Interno y Administración del Tránsito Departamental.

2007: La Secretaría de Educación obtuvo la certificación en calidad en la norma ISO 9001 - 2000 mediante el certificado SC 5117 – 1 diciembre 2007.

2009: La Gobernación de Caldas obtuvo la certificación en la Norma NTCGP 1000, Versión 2004, que otorga el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación –ICONTEC.

Se destacan macroprocesos como el soporte jurídico que incluye la Contratación administrativa, compras y suministros; Planeación e inversiones públicas y Gestión financiera, tesorería y rentas departamentales.

2010: El ICONTEC ratifica la certificación ISO 9001:2000 y aprueba la actualización de la Norma Técnica de Calidad GP 1000: 2009

Con este proceso de Certificación la Gobernación de Caldas actualizó la versión de la ISO  9001: 2000 a 2008.

 

LOS GESTORES, GUÍAS DE LA EXCELENCIA

Para fortalecer los procesos de calidad se creó un grupo de personas que asumieron el rol de interlocutores y dinamizadores de los diferentes procesos de calidad. Su perfil integra el compromiso y capacidad, características que los convierte en Gestores de Calidad.

Responsabilidades de un gestor de calidad

PUEDES PONER SOLO ALGUNOS

  • Ser interlocutor entre el Grupo de Gestión Organizacional - SIG y la dependencia a la que pertenece, sensibilizando permanentemente a todo el equipo de trabajo sobre actualizaciones y requerimientos de las normas de calidad.
  • Coordinar la medición oportuna de los indicadores de gestión asociados al proceso
  • Mantener permanentemente actualizado el componente regulatorio aplicable a los procesos (leyes, decretos, políticas, lineamientos, directrices, entre otros).
  • Cerciorarse del uso adecuado de los formatos institucionales e igualmente de su conservación y disposición.
  • Promover la cultura de administración de riesgos a todo el equipo de trabajo, garantizando la adecuada aplicación de los controles y tomar acciones correctivas frente a desviaciones presentadas.
  • Administrar los planes de mejoramiento aplicables (acciones de mejora, correctivas, preventivas), provenientes de los diferentes procesos de evaluación independiente y de autocontrol.
  • Actualizar toda la documentación relacionada con el Sistema de Gestión de Calidad, según sea necesario y dentro del  alcance de cada proceso.
  •  Cumplir con todos los demás compromisos y responsabilidades que se requieran para dinamizar y mejorar continuamente el Sistema de Gestión de Calidad.

Un Gestor de Calidad…

No es el responsable absoluto de un proceso…

No es el enemigo…

No es un policía interno…

No es la piedra en el zapato…

… Es el promotor de una cultura de excelencia…

 

Pasos claves para continuar trabajando con calidad

 

La propuesta del Gobernador es continuar siendo cada vez mejores en la prestación del servicio a los caldenses y esto se logra a través de cada una de las personas que integran la Gobernación de Caldas, por eso unas recomendaciones para seguir al pie de la letra.

 

5 TIPS PARA CONSOLIDAR UNA  CULTURA DE CALIDAD

1.    Acepte el cambio…  nada es estático y mucho menos las organizaciones. El cambio es la ruta más corta hacia el éxito.

2.    La responsabilidad de los procesos recae sobre todo un equipo de trabajo. Articular esfuerzos y delegar tareas facilitan el cumplimiento de objetivos.

3.    Sea proactivo, escuche, proponga, motive, participe en la consolidación de una cultura de excelencia.

4.    Comprender la importancia de la satisfacción de los  clientes y el mejoramiento continuo en la prestación del servicio, debe convertirse en una identidad organizacional.

5.     Asuma los compromisos requeridos por el Sistema de Gestión de Calidad de manera oportuna y adecuada, de ésta manera evitará la duplicidad de esfuerzos y la generación de correctivos.

 

 

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